20 millones de euros en multas por jornada en 2024
El registro horario digital en la empresa dejó de ser un trámite hace tiempo. En 2024 la Inspección de Trabajo elevó un 9% sus sanciones por incumplimientos del tiempo de trabajo hasta superar los 20 millones de euros, y las multas individuales pueden llegar hasta 187.515 € por trabajador en los casos más graves. Mientras el Gobierno tramita el decreto que hará digital y obligatorio el fichaje en todo el tejido empresarial, la presión sobre quien no registra bien ya está aquí. Y eso mueve el mapa de riesgos: lo que antes era un tema de RRHH ahora roza la responsabilidad de los administradores, la defensa jurídica del negocio y, en muchas pymes, el ciberriesgo.
Sanciones específicas por incumplimientos del registro de jornada, con 1.869 infracciones detectadas en 9.097 actuaciones inspectoras que afectaron a 21.649 trabajadores.
El registro horario lleva siendo obligatorio en España desde mayo de 2019. Lo que ha cambiado en estos seis años no es la obligación, sino la dureza con la que se vigila: las sanciones por tiempo de trabajo se han casi triplicado respecto a la cifra del año en que entró la norma. Y lo que viene encima (un decreto que exigirá fichaje digital, inmutable, accesible en remoto para la Inspección y custodiado durante cuatro años) pone a muchas pymes ante un cambio operativo que pocas han traducido todavía al lenguaje del riesgo y de las pólizas.
Vamos a repasar dónde está la norma hoy, qué se mueve realmente cuando una empresa adapta su organización interna y qué seguros conviene mirar con calma antes de que llegue el inspector o la reclamación.
Registro horario digital: dónde está la norma ahora mismo
El año laboral 2025-2026 ha sido confuso en titulares. Conviene quedarse con cuatro fechas:
- 10 de septiembre de 2025: el Congreso tumbó la reforma de la jornada laboral a 37,5 horas semanales. La jornada máxima legal sigue en 40 horas semanales en cómputo anual.
- 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprobó tramitar por la vía urgente un decreto-ley específico solo para el registro horario digital, separándolo de la reducción de jornada.
- 23 de marzo de 2026: el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario al decreto. Señaló deficiencias en el análisis de impacto económico sobre pymes y dudas sobre la protección de datos de los trabajadores.
- 1 de abril de 2026: el Ministerio de Economía propuso dar un año de margen a las pymes para implantar el fichaje digital una vez que el decreto se apruebe.
La fotografía honesta: el registro horario digital obligatorio para todas las empresas aún no está aprobado, pero está a un paso. Mientras tanto, la obligación de registrar la jornada sigue tal cual desde 2019 y la Inspección no espera al decreto para sancionar.
Algunos convenios sectoriales y algunas comunidades ya exigen sistemas digitales o trazables. Si llevas el fichaje en papel o en una hoja Excel sin auditoría, el riesgo de sanción no depende de cuándo se apruebe el decreto: depende de cuándo te llegue la próxima campaña inspectora.
Más control, más exposición: por qué cambia el mapa de riesgos
Cuando una empresa digitaliza el fichaje, no solo cumple una norma. Cambia cuatro cosas que tienen mucho que ver con sus seguros:
- Genera una huella de datos. Cada hora trabajada, cada acceso, cada incidencia queda registrada y custodiada durante años. Es una mina para auditar y también una mina para reclamar.
- Introduce un proveedor tecnológico nuevo. El software de fichaje accede a datos personales de la plantilla y suele estar alojado en la nube. Hay un tercero al que confiar información sensible.
- Da herramientas al trabajador para reclamar. El propio empleado puede consultar su histórico. Conflictos que antes se diluían por falta de prueba pasan a tener prueba documental.
- Eleva la responsabilidad de quien firma. Administradores y directivos son quienes implantan (o no implantan) el sistema y quienes responden ante un incumplimiento sistemático.
Estas cuatro cosas no van solas. Van con sus correspondientes nuevos vectores de reclamación, ataque o sanción. Y casi ningún seguro empresarial firmado hace tres o cuatro años los tiene en mente.
La estructura de una empresa cambia mucho antes que sus pólizas.
Riesgos que muchas empresas no están viendo
Reclamaciones laborales internas
Con el nuevo registro queda documentado todo: turnos, descansos, prolongaciones, horas que no se pagaron. Eso hace mucho más fácil una demanda por horas extra impagadas, una reclamación de cantidad o una papeleta de conciliación. La defensa jurídica laboral pasa de ser un trámite a ser un coste recurrente.
Exposición de administradores y directivos
El registro horario es responsabilidad del empleador. Si la empresa incumple de forma sistemática, los inspectores y, a veces, los socios minoritarios miran a quien firma. Reclamaciones por gestión negligente, por permitir un incumplimiento que ha derivado en sanciones cuantiosas o por no implantar a tiempo un sistema obligatorio están entrando en el mapa de los seguros D&O del mercado español, no solo las clásicas decisiones financieras o societarias.
Riesgo digital y ciberseguridad
El nuevo registro será digital, custodiado cuatro años y accesible en remoto para la Inspección. Eso convierte el fichaje en una base de datos personal con valor real para un atacante: nombres, DNIs, ubicaciones de acceso, hábitos, ausencias. Cualquier filtración o ataque a ese sistema dispara sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos y abre la puerta a reclamaciones individuales de cada trabajador afectado.
Registro horario digital en la empresa: qué seguros revisar
Seguro D&O (responsabilidad de administradores y directivos)
Es el más sensible al cambio. Según los datos sectoriales más recientes, el 61,1% de las pymes españolas no tiene contratado un D&O (informe Hiscox, vía SegurosNews). Y son precisamente las pymes las que más dependen de uno o dos administradores que firman todo. Si tu empresa tiene D&O, conviene confirmar que el alcance cubre infracciones laborales y de compliance, no solo decisiones financieras o societarias. Si no lo tiene, probablemente sea la decisión más importante del año.
Defensa jurídica para empresa
Cubre los costes de abogados y procuradores cuando la empresa tiene que reclamar o defenderse. Con más documentación disponible para los empleados, los conflictos individuales aumentan. Una póliza de defensa jurídica empresarial bien dimensionada evita que cada papeleta de conciliación se convierta en un quebradero de caja.
Ciberriesgo
Aquí hay un matiz importante que no siempre se explica bien. El reflejo automático es pensar que si el fichaje está en un SaaS contratado a un tercero, la responsabilidad de un ciberataque es del proveedor. Es cierto a medias. Técnicamente sí: el SaaS responde frente a la empresa por la disponibilidad y la integridad del sistema. Pero ante el RGPD la empresa sigue siendo el responsable del tratamiento de los datos de su plantilla, y el proveedor solo el encargado. Si hay una filtración, los empleados afectados pueden reclamar contra la empresa (no solo contra el SaaS) y la AEPD puede sancionar a la empresa por no haber elegido un encargado con garantías suficientes o por no notificar a tiempo.
Por eso un seguro de ciberriesgo para empresas bien dimensionado sigue teniendo sentido aunque hayas externalizado el sistema: cubre esa responsabilidad legal residual frente a empleados y AEPD, los costes de notificación y la defensa frente a reclamaciones individuales. Si quieres entender en profundidad qué entra y qué no en este tipo de pólizas, lo explicamos aquí: seguro de ciberriesgos para empresas: qué cubre y qué no.
Coberturas vinculadas a empleados
Aquí entran el seguro de convenio (obligatorio cuando lo marca el sector), el de accidentes para plantilla y las coberturas adicionales tipo vida o invalidez. Cuando cambia la organización del trabajo (teletrabajo, turnos partidos, plantillas multilocación) conviene revisar que los condicionados reflejan dónde y cómo trabaja la gente de verdad, no la fotografía de cuando se firmó la póliza.
El error más habitual
«Esto es solo un cambio operativo.»
Lo escuchamos a menudo. La empresa contrata un software de fichaje, lo da por hecho y archiva. Pero ese cambio operativo ha tocado tres cosas a la vez: la trazabilidad documental laboral, el tratamiento de datos personales y la cadena de responsabilidad. Tres palancas que están descritas, literalmente, en el clausulado de la póliza de D&O, en la de ciberriesgo y en la de defensa jurídica.
Y aquí va una verdad incómoda: una póliza puede estar pagada al día y aun así no servir cuando llega el siniestro, porque cubre la empresa que existía cuando se firmó, no la que existe hoy. En esa línea va una idea que ya desarrollamos en otro post del blog: tu empresa ha crecido, ¿y tus seguros?.
Checklist de 8 preguntas para empresarios
Si respondes «no sé» o «no» a más de dos, conviene sentarse con tu corredor:
- ¿Sabes con qué sistema se ficha hoy en tu empresa y dónde se guardan los registros?
- ¿Ese sistema cumple los requisitos técnicos previstos en el decreto (inmutabilidad, trazabilidad, acceso remoto para la ITSS, custodia de 4 años)?
- ¿Has cambiado en los últimos tres años algún proceso de RRHH (teletrabajo, turnos, software, externalizaciones)?
- ¿Tu empresa tiene seguro D&O? Si lo tiene, ¿el clausulado cubre infracciones laborales y de compliance?
- ¿Tienes defensa jurídica laboral suficiente o sigues yendo caso a caso al despacho?
- ¿La póliza de ciberriesgo incluye filtraciones de datos personales de empleados?
- ¿El seguro de convenio refleja el último convenio colectivo aplicable a tu sector?
- ¿La última vez que revisaste todas las pólizas fue hace más o menos de dos años?
¿Tus pólizas siguen reflejando la empresa que eres hoy?
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Preguntas frecuentes
¿El registro horario digital ya es obligatorio en mayo de 2026?
El registro horario en sí es obligatorio desde 2019 para toda empresa con personal por cuenta ajena. La novedad pendiente es la exigencia de que sea digital, inmutable y accesible en remoto para la Inspección. Ese decreto está aún en tramitación tras el dictamen contrario del Consejo de Estado de marzo de 2026 y, según las últimas comunicaciones del Ministerio de Economía, contemplará un periodo de adaptación de aproximadamente un año para pymes.
¿Qué multa puede caerle a una empresa por no llevar bien el registro horario?
La LISOS tipifica el incumplimiento como infracción grave, con sanciones de entre 626 y 6.250 euros por trabajador afectado. En casos de exceso de jornada sin remunerar, las multas pueden llegar a 187.515 euros. Las cuatro grandes auditoras españolas asumieron en 2024 sanciones por valor de 1,4 millones de euros por excederse en horas de trabajo.
¿Una pyme con cinco empleados necesita un seguro D&O?
En muchos casos sí. El tamaño de la plantilla no es lo que dispara el riesgo del administrador: lo que lo dispara es la responsabilidad personal y solidaria que asume quien firma. Una sanción grave de Inspección, una reclamación de un socio o una demanda laboral pueden alcanzar el patrimonio personal del administrador. El D&O cubre precisamente esa frontera entre el patrimonio del negocio y el del directivo.
¿Mi seguro de ciberriesgo cubre una filtración de datos del fichaje?
Depende del condicionado y también de quién custodia los datos. Si el registro está en un sistema propio, la póliza debería cubrir el ataque y sus consecuencias. Si está en un SaaS de un tercero, el incidente técnico lo asume el proveedor, pero la responsabilidad RGPD frente a vuestros empleados sigue siendo de la empresa: ahí es donde entra una buena póliza de ciberriesgo, cubriendo notificación, sanciones de la AEPD y reclamaciones individuales. En cualquier caso, si vais a almacenar registros horarios digitales durante cuatro años, lo razonable es leer el clausulado o pedirle al corredor que lo revise antes de implantar el sistema.
¿Cada cuánto debería revisarse el mapa de pólizas de una empresa?
Lo razonable son revisiones cada 12-18 meses, y siempre que haya un cambio relevante en la organización: nueva contratación significativa, apertura de oficina, cambio de software de gestión, nueva línea de negocio o cambio normativo del calibre del registro horario digital.
¿Qué pasa si la Inspección llega antes de que adaptemos el sistema al fichaje digital?
La Inspección actúa con la normativa vigente en el momento de la visita. Hoy ya puede sancionar a una empresa por no llevar registro o por llevarlo de forma manifiestamente insuficiente. Si la visita se produce antes de adaptar el sistema, lo importante es poder demostrar que registráis la jornada, que conserváis los registros durante cuatro años y que los entregáis cuando se piden. Con eso se evitan las infracciones más graves.
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