Documento de control digital: obligatorio en octubre de 2026

El 5 de octubre el documento de control pasa a ser digital, y escanearlo en papel no vale

Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera tiene que ser digital. No es sólo cosa del transportista: obliga también al cargador contractual, la empresa que contrata el transporte. Y el documento tiene que nacer digital, generado desde los datos de una aplicación, con un código QR que permita descargarlo. Un PDF hecho escaneando el albarán de papel no cumple.

Hasta aquí, la novedad administrativa. Lo que casi nadie está mirando es la otra mitad: ese documento es la prueba con la que después se reclama un daño. Y la norma técnica cambia la forma de dejar constancia de una incidencia en la entrega. Lo vemos cada vez que cambia una norma de transporte. La empresa adapta el software, se olvida del circuito de reclamación, y el problema aparece meses más tarde con un palé roto y nadie que sepa quién tenía que anotar qué. Vamos a repasar qué cambia, a quién obliga, qué hay que hacer antes de octubre y, sobre todo, quién responde cuando la mercancía llega mal.

Qué es el documento de control y a quién obliga

El documento de control administrativo, que en el sector se abrevia DeCA, identifica cada envío y a quienes intervienen en él. Lo regula la Orden FOM/2861/2012 y acompaña a la mercancía durante el transporte. Intervienen dos figuras, y conviene no confundirlas:

• Transportista efectivo: el titular de la autorización con la que se realiza materialmente el transporte.
• Cargador contractual: quien contrata directamente con ese transportista.

Aquí está el primer malentendido caro. El cargador contractual no siempre es el dueño de la mercancía. Si una empresa encarga el transporte a un operador logístico y ese operador subcontrata, el cargador contractual frente al camión es el operador, no el fabricante. Por eso el artículo no habla sólo a transportistas. Habla a fabricantes, distribuidores, mayoristas, empresas de alimentación, comercio electrónico, importadores y operadores logísticos. Si tu empresa encarga transportes, te toca.

Ahora bien, no todo envío está sujeto. La propia orden recoge exenciones, entre ellas determinados servicios de paquetería. Antes de extender la obligación a toda tu distribución, mira operación por operación cuáles están afectadas.

De dónde sale la fecha del 5 de octubre

La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible se publicó en el BOE el 4 de diciembre de 2025 y entró en vigor al día siguiente. Su disposición transitoria octava dice que el documento de control «deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esta ley». Diez meses desde el 5 de diciembre de 2025 son el 5 de octubre de 2026. La ley no escribe esa fecha: es el resultado del cómputo.

El mismo plazo se aplica a la hoja de ruta del transporte público de viajeros. Aquí hablamos de mercancías. Los requisitos técnicos llegaron después, con la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril. Es la que hay que leer para saber si tu sistema sirve.

Qué datos tiene que llevar

El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 fija el contenido mínimo del documento, y merece la pena leerlo entero porque cada dato tiene su razón de ser el día que hay que reconstruir un envío:

• Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
• Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y destino del envío.
• Naturaleza y peso de la mercancía. Si por las circunstancias de la carga el peso exacto es difícil de determinar, se busca otra magnitud.
• Identificación de la autorización especial de circulación, cuando el vehículo circule amparado por una.
• Fecha de realización del transporte.
• Matrícula del vehículo. En un conjunto articulado, la de la tractora y la del semirremolque. Si se cambia de vehículo con la operación empezada, hay que hacerlo constar.
• Observaciones, reservas o cualquier otra indicación que los intervinientes consideren útil, siempre que lo pidan.

Ese último punto parece menor y es el que más pesa cuando algo sale mal. Volvemos a él en un momento.

El formato es libre. Una carta de porte o un documento ADR sirven como documento de control, siempre que lleven todos los datos del artículo 6. También se pueden agrupar varios envíos en un mismo documento, con una condición: que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos. Cada envío se identifica por separado con su origen, su destino, su naturaleza y su peso.

¿Vale escanear el papel?

No. La resolución lo dice sin rodeos: no son válidos los ficheros electrónicos obtenidos a partir del escaneo de un documento en papel ni de imágenes digitalizadas. El fichero tiene que nacer digital, transformando en texto legible los datos estructurados que ya están en la aplicación informática. Estas son las condiciones:

La fecha y la hora de creación y de modificación van como metadatos del PDF. La URL tiene que ir por HTTPS con TLS 1.2 o superior y descargar el PDF directamente. Nada de página con usuario y contraseña, ni botón de descarga, ni ningún paso manual. Puede llevar cifrado, tokens o caducidad, eso sí, siempre que no expire antes de que termine el servicio.

Pasados siete días naturales desde que acaba el servicio, se puede desactivar la descarga. Apunta esto, porque tiene consecuencias de archivo que casi nadie prevé.

El conductor recibe su copia antes de empezar el servicio, en el móvil o impresa, y en los dos casos con el QR. Si sólo lleva el QR, sirve. Hay una vía alternativa: cumplir por el sistema europeo eFTI, el del Reglamento (UE) 2020/1056. Y si el documento se usa además con finalidad contractual y hay que firmarlo, la firma mínima es la electrónica avanzada del Reglamento eIDAS.

Si la mercancía llega dañada: quién responde y en qué plazo

El porteador responde de lo que se pierda o se estropee mientras la mercancía está en sus manos. Desde que la recibe hasta que la entrega, con las causas de exoneración que prevé la Ley 15/2009 del contrato de transporte terrestre. Si subcontrata, sigue respondiendo de la operación entera frente a su cargador. Pero responder no es lo mismo que pagar. Para que haya algo que reclamar, primero hay que dejar constancia. Y ahí está el plazo que más dinero cuesta cuando se pasa.

Las reservas: en el acto si se ve, siete días si no se ve

El artículo 60 de esa ley es corto y decisivo. El destinatario tiene que manifestar sus reservas por escrito y en el momento de la entrega, describiendo la pérdida o la avería. Si el daño no es manifiesto, o sea, si no se ve al descargar, hay siete días naturales desde la entrega para formularlas. ¿Y si no se formulan? Entonces se presume, salvo prueba en contrario, que la mercancía se entregó en el estado que describe la carta de porte. Es decir, bien. Esa presunción es la que arruina reclamaciones perfectamente legítimas. No porque no hubiera daño, sino porque nadie escribió nada el día que llegó el camión. Para el retraso el plazo es otro: veintiún días desde el siguiente al de la entrega.

Lo que cambia con el documento digital

El documento de control admite hacer constar observaciones y reservas cuando lo piden los intervinientes. Y aquí llega el detalle que obliga a revisar el circuito interno: la resolución establece que en la copia impresa no se tendrán en cuenta las anotaciones manuscritas.

Apuntar el golpe a boli en la hoja que lleva el conductor no actualiza el documento digital.

La resolución sólo admite dos vías. Una: añadir al PDF los datos nuevos y el motivo del cambio, conservando los antiguos marcados como no válidos. Otra: generar un PDF nuevo y guardar el original. Con la primera, la URL y el QR siguen valiendo. Con la segunda, cambian. En los dos casos el conductor tiene que recibir el documento actualizado. Cuidado con la conclusión fácil, porque es incorrecta. Que un manuscrito no modifique el documento de control no significa que una reserva escrita en otro albarán no valga: las reservas del artículo 60 son un cauce distinto, con sus propios requisitos. Lo que hay que tener claro es que son dos cosas separadas, y que registrar una incidencia en tu aplicación no acredita por sí solo habérsela comunicado al porteador.

¿El seguro del transportista cubre el valor de tu mercancía?

Casi nunca del todo. Y esta es la conversación que más veces tenemos con empresas que envían mercancía cara y ligera. La indemnización por pérdida o avería tiene un techo legal, y el techo va por peso, no por valor. El artículo 57 de la Ley 15/2009 lo fija en un tercio del IPREM diario por cada kilogramo de peso bruto de mercancía perdida o averiada. El IPREM diario está en 20 euros desde 2023 y sigue ahí, porque los Presupuestos de aquel año se han ido prorrogando. Haz la cuenta: 6,67 euros por kilo.

Conviene no confundir dos operaciones distintas, porque se hacen una detrás de otra. Primero se calcula cuánto valía lo que se ha perdido: el artículo 52 dice que se toma el valor que la mercancía tenía en el momento y el lugar en que el porteador la recibió. Después se aplica el tope del artículo 57, y ahí es donde entra el IPREM. El IPREM no sirve para valorar nada: sirve para limitar lo que se cobra. Por eso el resultado puede ser una mercancía valorada correctamente en veinte mil euros y una indemnización de dos mil.

Piensa en un palé de componentes electrónicos de trescientos kilos. El tope legal ronda los 2.000 euros, valga lo que valga lo que hay dentro. Si ese palé lleva material por veinte o treinta veces esa cifra, la diferencia la asume tu empresa, y da igual que el responsable esté perfectamente identificado y que su seguro funcione como debe. El límite no premia ni castiga a nadie: se calcula con una báscula.

Tener localizado al culpable no te devuelve el valor de la mercancía. Te devuelve lo que marca el límite legal.

De ahí que en transporte convivan dos seguros distintos, que ni se solapan ni se sustituyen, y que conviene no confundir cuando llega el momento de reclamar. Uno protege al que transporta; el otro, a la mercancía. Que tu transportista tenga el suyo en regla no significa que tú tengas cubierto lo tuyo:

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

La información de esta tabla está basada en la disponible en el momento de elaborarla, puede sufrir cambios sin previo aviso y debe tomarse como orientativa y no contractual. El nuestro, cuando hablamos de proteger la carga, es el seguro de transporte de mercancías.

Y ojo con dar por hecho el régimen, porque cambia con la frontera. Todo lo anterior vale para el transporte interior. En el internacional por carretera manda el Convenio CMR, que tiene su propio tope: 8,33 derechos especiales de giro por kilo de peso bruto que falte, según su artículo 23 con la redacción del Protocolo de 1978. Es otra unidad y otra cifra, pero la lógica es la misma: se paga por kilo.

Hay una tercera vía que casi nadie usa y conviene conocer. El artículo 61 permite al cargador declarar en la carta de porte el valor de la mercancía, pagando un suplemento del precio del transporte: ese valor declarado sustituye al límite legal cuando es superior. También se puede declarar un interés especial en la entrega, o pactar sin más con el porteador que el límite del artículo 57.1 suba. No siempre sale a cuenta frente a una póliza de mercancías, y esa comparación es justo la que hacemos cuando alguien nos pregunta cuánto cuesta asegurar bien lo que mueve.

Cuando revisamos una póliza de mercancías miramos siempre lo mismo: qué mercancías y qué trayectos están asegurados, con qué criterio se valora el daño, el capital, las franquicias y las exclusiones. En alimentación, qué pasa con el deterioro por temperatura. En producto frágil, qué se le exige al embalaje. Una póliza de mercancías tampoco paga cualquier cosa.

Qué guardar cuando hay un siniestro

Lo que hace falta es un expediente que permita identificar el envío, acreditar la incidencia y justificar cuánto vale lo dañado. Cuanto antes se monte, mejor sale, porque a los pocos días ya nadie recuerda en qué estado llegó cada bulto. En concreto:

1. El documento de control, y las versiones anteriores si hubo cambios durante el servicio.
2. La documentación del envío: contrato u orden de transporte, carta de porte, albaranes y relación de bultos.
3. Fotografías de la mercancía, el embalaje, las etiquetas y los daños, vinculadas al envío y al momento de la recepción.
4. Las reservas, por el cauce válido, y la prueba de que se comunicaron al porteador, con fecha.
5. Facturas y valoración: justificantes del valor, unidades afectadas y en qué consiste el perjuicio.
6. Las comunicaciones con transportista, operador, destinatario, aseguradora y correduría.

El cargador contractual y el transportista efectivo tienen que conservar los ficheros electrónicos al menos un año. Pueden tener repositorios separados: si los genera uno, basta con que el otro pueda descargarlos durante ese año. Ese año es un plazo de conservación, no un plazo para tomárselo con calma. Las reservas se cuentan en días.

Checklist antes del 5 de octubre

Seis comprobaciones para llegar al 5 de octubre con el circuito probado y no sólo con el software instalado. Las dos últimas son las que casi nadie hace, y son las que se echan de menos cuando hay un siniestro:

1. Mira qué operaciones tuyas están sujetas y quién figura en cada una como cargador contractual. Si subcontratas o te subcontratan, revísalo dos veces.
2. Genera un documento de prueba y descárgalo desde el QR con un móvil cualquiera, sin iniciar sesión. Si hace falta pulsar un botón, no cumple.
3. Decide quién le pasa la copia al conductor antes de que salga, y quién le manda las actualizaciones si las hay.
4. Ensaya una incidencia. Simula un daño en la recepción, pide la reserva, actualiza el documento por el procedimiento válido y comprueba que la comunicación al porteador queda registrada.
5. Organiza el archivo. Define quién descarga y guarda los PDF, y recupera uno de hace semanas sin depender del enlace.
6. Contrasta el valor de lo que mueves con lo que cubre tu seguro. Si tu mercancía vale mucho y pesa poco, el límite por kilos te va a dejar corto.

Preguntas frecuentes

Si mueves mercancía con cierto volumen, esta es una buena excusa para mirar las dos cosas a la vez: el documento que vas a tener que generar y la póliza con la que responderías. Nosotros trabajamos los dos frentes en seguros para empresas de transporte y logística. Y si el año pasado te tocó revisar el tacógrafo en furgonetas, ya sabes cómo va: la norma entra en vigor igual estés listo o no.

Rafael Cazorla Rodríguez
Responsable de Siniestros, Correduría Sure Service
Gestiono siniestros de empresa de principio a fin, y en mercancías el expediente se gana o se pierde el día de la entrega, no el día de la reclamación. La llamada que recibo suele llegar tres semanas tarde, cuando ya nadie puede acreditar en qué estado llegó el palé. El documento de control digital no cambia esa regla: cambia el sitio donde hay que anotarlo. Si tu empresa mueve mercancía y quieres que revisemos con qué responderías, mándanos tu póliza a info@sureservice.es o llámanos al 916 304 285. La revisión es gratuita. Actualizado: septiembre de 2026.